NARASISULTRA.ID, KONUT- Pemerintah Kabupaten (Pemkab), Konawe Utara (Konut), Sulawesi Tenggara (Sultra), melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Konut sukses menggelar sosialisasi Arsip Pemerintahan Desa Dan Kelurahan.
Kegiatan tersebut, berlangsung di Kecamatan Andowia, Rabu 5 Juni 2024. Acara itu dihadiri Pemerintah Kecamatan, Kelurahan, Desa, BPD Desa se-Kecamatan Andowia.
Kepala Dinas Perpustakaan Konut, Djunaedi melalui Kabid Penyelenggara Kearsipan, Sabdar, menerangkan, sosialisasi Arsip Pemerintahan Desa dan Kelurahan dilaksanakan di seluruh wilayah kecamatan secara bertahap. Untuk awal, berlangsung di kecamatan Andowia.
Dijelaskan, acara yang dilangsungkan sebagaimana diamanatkan pasal 3 undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya.
Serta lanjut Sabdar, terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan negara dan hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keamanan aset nasional, dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional.
Sebab kata dia, baik desa dan kelurahan adalah sebagai Kesatuan masyarakat hukum memiliki batas-batas wilayah yang berwenang untuk mengatur, dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal usul, serta adat istiadat setempat yang diaku, dan dihormati dalam sistem pemerintahan negara Republik Indonesia .
“Kewenangan pemerintah desa dalam penyelenggaraan urusan pemerintah sudah ada berdasarkan hak asal usul desa. Urusan pemerintahan yang menjadi kabupaten kewenangan yang diserahkan pengaturannya kepada Desa dalam kurung secara berlangsung peningkatan pelayanan kepada masyarakat,”ucapnya diacara itu.
Diterima itu, lebih jauh ia menjelaskan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk, dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara Pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa, dan bernegara.
“Inilah yang menjadi dasar utama kita melaksanakan sosialisasi tentang kearsipan, karena sangat penting untuk kita ketahui tentang pentingnya kearsipan,”ujarnya.
Dia menambahkan, dalam amanat undang-undang nomor 343 tahun 2009 tentang kearsipan terbagi dua bagian yakni arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip, dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Sedangkan, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, setelah habis retensinya, dan keterangan di permanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
“Kenapa arsip penting secara umum, karena memiliki fungsi sebagai pusat informasi, dokumentasi, dan bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi,”jelasnya.
“Bagi masyarakat desa, arsip dapat menjadi sarana bukti kegiatan, sarana yang merekam ingatan bersama memori kolektif, gambaran masa lampau dan bukti sejarah, serta sebagai sumber informasi yang terpercaya,”tambahnya.
Oleh karena itu kata dia (Sabdar), pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan secara bersama-sama oleh masyarakat desa. Sehingga dengan demikian, keberadaan arsip yang terkelola dengan baik dan dapat terwujudkan masyarakat desa yang baik.
Jenis-jenis naskah arsip di desa;
1. Peraturan desa.
2. Surat Keputusan Kepala Desa.
3. Surat Dinas.
4. Surat undangan.
5. Surat edaran.
6. Surat kuasa.
7. Surat perjanjian.
8. Surat tugas.
9. Berita acara.
10. Surat keterangan.
11. Pengumuman.
12. Laporan.
Tentang naskah dinas lingkungan pemerintahan daerah Kabupaten Konawe Utara sehubungan dengan ditetapkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023 tentang naskah dinas di lingkungan pemerintahan daerah, dan arsip lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah, serta mewujudkan tertib, Efisiensi, dan efektivitas administrasi guna peningkatan pelayanan publik, sehingga perlu penyeragaman tata naskah dinas lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Konawe Utara disampaikan beberapa hal sebagai berikut.
Pedoman Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 tahun 2020 3 tentang naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah dan segera Menindaklanjuti beberapa ketentuan tentang unsur-unsur pembuatan naskah dinas antara lain penggunaan kertas, penentuan batas dan ruang tepi tangan dan stempel, sebelum diterapkannya Peraturan Bupati berkaitan dengan tata naskah dinas: mempedomani Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah sebagai dasar penomoran surat pemberkasan penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip.(Bsl/Adv)
